Een Formele Toon

Lisa, een stagiaire bij een marketingbureau, krijgt feedback van haar collega Mark op een e-mail die ze naar een klant heeft gestuurd.

Ze leert over formele en informele toon in zakelijke e-mails.

Lisa: Mark, heb je even?

Mark: Ja, natuurlijk.

Wat is er?

Lisa: Ik heb een e-mail gestuurd naar meneer Van Dam.

Mark: O, de nieuwe klant.

En?

Lisa: Hij vond mijn e-mail te informeel.

Mark: Dat is vervelend.

Wat schreef je precies?

Lisa: Ik begon met ‘Hallo meneer Van Dam’.

Mark: Hmm, dat is al beter dan ‘Hoi’.

Lisa: Maar ik schreef ook ‘Groetjes, Lisa’.

Mark: Ah, ‘Groetjes’ is niet formeel genoeg.

Lisa: Wat moet ik dan schrijven?

Mark: Gebruik ‘Met vriendelijke groet’.

Lisa: Oké, dus geen ‘Groetjes’?

Mark: Nee.

En begin niet met ‘Hallo’.

Lisa: Wat dan wel?

Mark: ‘Geachte heer Van Dam’ is goed.

Lisa: Dat klinkt zo stijf.

Mark: Het is formeel.

Voor klanten is dat veilig.

Lisa: En voor collega’s?

Mag ik dan ‘Hoi’ zeggen?

Mark: Ja, dat is anders.

Maar voor de baas?

Lisa: ‘Beste Mark’?

Mark: Ja, ‘Beste’ is neutraal.

Prima.

Lisa: Dus ik moet de toon aanpassen.

Mark: Precies.

Kijk naar de relatie.

Lisa: En naar het doel van de e-mail?

Mark: Goed punt.

Een klant is anders dan een vriend.

Lisa: Meneer Van Dam is ook ouder.

Mark: Leeftijd speelt een rol.

Maar niet altijd.

Lisa: Hoe weet ik wat goed is?

Mark: Gebruik de regel: te formeel is beter dan te informeel.

Lisa: Dus liever ‘Geachte’ dan ‘Hallo’?

Mark: Ja.

Je kunt nooit te beleefd zijn.

Lisa: Maar ik wil niet afstandelijk overkomen.

Mark: Dat begrijp ik. ‘Beste’ is een middenweg.

Lisa: Oké. ‘Beste’ voor de meeste mensen.

Mark: En ‘Geachte’ voor officiële brieven.

Lisa: En ‘Hoi’ alleen voor vrienden?

Mark: Ja, en voor naaste collega’s.

Lisa: Wat als ik twijfel?

Mark: Gebruik ‘Beste’.

Dat is altijd goed.

Lisa: En de afsluiting?

Mark: ‘Met vriendelijke groet’ is standaard.

Lisa: Mag ik ‘Hartelijke groet’ gebruiken?

Mark: Ja, dat kan ook.

Iets warmer.

Lisa: En ‘Groetjes’?

Mark: Nooit voor klanten.

Alleen voor bekenden.

Lisa: Duidelijk.

Ik stuur een nieuwe e-mail.

Mark: Laat hem eerst aan mij zien.

Lisa: Goed idee.

Dank je, Mark.

Mark: Graag gedaan.

Leren is oefenen.

Lisa: Zeg, heb je nog een voorbeeld?

Mark: Van een goede e-mail?

Ja.

Lisa: Mag ik het zien?

Mark: Ik stuur het je straks.

Lisa: Fijn.

Dan kan ik het vergelijken.

Mark: Let op de aanhef en de afsluiting.

Lisa: En de toon in de rest van de tekst?

Mark: Ja, blijf beleefd en duidelijk.

Lisa: Geen grapjes dus?

Mark: Niet in de eerste e-mail.

Later misschien.

Lisa: Oké, ik hou het professioneel.

Mark: Goed zo.

Je leert snel.

Lisa: Bedankt voor de hulp, Mark.

Mark: Geen probleem.

Succes met de e-mail.