De Toon van de Toekomst

Mark, een jonge marketeer, heeft een belangrijke e-mail gestuurd naar zijn baas, maar krijgt een verrassende reactie die hem doet twijfelen aan zijn toon.

Hij overlegt met zijn collega Sanne om te begrijpen wat er misging.

Mark: Sanne, heb je even?

Ik snap er niks van.

Sanne: Ja hoor, kom erbij.

Wat is er aan de hand?

Mark: Ik kreeg net een e-mail terug van meneer Van der Meer over die campagnevoorstellen.

Sanne: O, de directeur?

Dat is snel.

Wat zei hij?

Mark: Nou, hij schreef: "Mark, dit is niet helemaal wat ik voor ogen had.

Kun je dit even herzien?" Sanne: En, wat is het probleem dan?

Dat klinkt toch redelijk?

Mark: Ja, maar ik had een heel nette e-mail gestuurd, met "Beste meneer Van der Meer" en alles.

Maar hij reageerde zo kortaf.

Sanne: Misschien ligt het aan de toon van jouw e-mail.

Hoe had je het geformuleerd?

Mark: Ik schreef: "Ik stuur u de voorstellen zoals gevraagd.

Laat maar weten wat u ervan vindt." Sanne: Ah, "laat maar weten".

Dat klinkt een beetje alsof je hem een opdracht geeft.

Mark: Echt?

Ik wilde juist beleefd zijn.

Sanne: Ja, maar in zakelijke mails moet je voorzichtig zijn met die informele toon.

"Laat maar weten" is meer iets voor een vriend.

Mark: Dus wat had ik moeten zeggen?

Sanne: Iets als: "Ik hoor graag van u wanneer u de tijd heeft om ernaar te kijken." Mark: O, dat klinkt inderdaad beter.

Maar ik dacht dat "u" genoeg was.

Sanne: "U" is goed, maar de rest van de zin moet ook passen.

Het gaat om de hele toon.

Mark: En ik schreef ook: "Ik heb de concepten af, dus je kunt ze bekijken." Sanne: "Je" in plaats van "u"?

Dat is wel een groot verschil.

Mark: Ja, maar we kennen elkaar toch?

We werken al twee jaar samen.

Sanne: Toch blijft het formeel in een e-mail.

Zeker naar een directeur.

Mark: Dus ik moet altijd "u" blijven gebruiken, zelfs als ik hem dagelijks zie?

Sanne: Precies.

Totdat hij zelf aangeeft dat het minder formeel mag.

Mark: En wat als ik een fout maak?

Zoals nu.

Sanne: Stuur gewoon een nieuwe e-mail.

Zeg dat je de toon wilde aanpassen.

Mark: Maar dat is toch raar?

"Sorry voor mijn toon"?

Sanne: Nee, je kunt het subtieler doen.

Schrijf: "Dank voor uw feedback.

Ik heb de voorstellen herzien en hoop dat dit beter aansluit." Mark: Dat klinkt professioneel.

Geen "laat maar weten" deze keer.

Sanne: Precies.

En gebruik zinnen zoals "Ik stel het op prijs als u..." of "Zou u kunnen...".

Mark: "Zou u kunnen"?

Dat is vragend, toch?

Sanne: Ja, dat is beleefder.

In plaats van "Kun je dit doen", zeg je "Zou u dit kunnen doen?" Mark: Oké, ik begin het te snappen.

Maar het voelt zo omslachtig.

Sanne: Het is een kwestie van oefening.

Na een tijdje wordt het automatisch.

Mark: En wat als ik een e-mail stuur naar iemand die ik niet ken?

Sanne: Dan altijd formeel.

"Geachte heer/mevrouw", en dan afsluiten met "Met vriendelijke groet".

Mark: "Met vriendelijke groet" – dat gebruik ik al.

Sanne: Goed zo.

Maar let ook op de aanhef.

"Beste" is minder formeel dan "Geachte".

Mark: Dus voor Van der Meer gebruik ik "Geachte"?

Sanne: Nee, omdat je hem kent, is "Beste" prima.

Maar "Geachte" is voor onbekenden.

Mark: En als ik twijfel?

Sanne: Kies dan altijd voor formeler.

Je kunt later nog informeler worden.

Mark: Dus ik heb nu een beetje te informeel gedaan?

Sanne: Ja, maar het is niet rampzalig.

Stuur gewoon een betere e-mail.

Mark: Zal ik hem bellen om het uit te leggen?

Sanne: Dat kan, maar een e-mail is vaak beter.

Dan heb je het zwart-op-wit.

Mark: Goed punt.

Ik ga meteen een nieuwe e-mail schrijven.

Sanne: Wil je dat ik hem eerst lees?

Mark: Graag!

Dat zou enorm helpen.

Sanne: Oké, stuur maar door.

En onthoud: toon is belangrijker dan je denkt.

Mark: Ja, dat heb ik nu wel geleerd.

Bedankt, Sanne.

Sanne: Geen probleem.

Volgende keer doe je het vanzelf goed.

Mark: Hopelijk.

Maar ik blijf voorlopig even checken bij jou.

Sanne: Dat is prima.

Oefening baart kunst.

Mark: Dus ik schrijf nu: "Beste meneer Van der Meer, dank voor uw snelle reactie..." Sanne: Ja, dat klinkt al veel beter.

En dan uitleggen wat je hebt aangepast.

Mark: "Ik heb de voorstellen herzien op basis van uw opmerkingen..." Sanne: Perfect.

En dan afsluiten met een beleefde vraag.

Mark: "Zou u willen aangeven of dit meer in de richting is?" Sanne: Precies!

Dat is precies de goede toon.

Mark: Oké, ik ga het doen.

Thanks voor de hulp.

Sanne: Succes!

Laat me weten hoe het afloopt.

Mark: Zal ik doen.

En volgende keer stuur ik jou eerst een concept.

Sanne: Haha, goed plan.

Dan voorkomen we dit soort situaties.

Mark: Ja, beter voorkomen dan genezen.