De Opvolgm ail

Lisa has just sent an important proposal to a potential client but hasn't heard back in three days.

Her colleague Mark advises her on how to professionally follow up via email without being pushy.

Lisa: Mark, ik heb nog geen antwoord van die klant.

Mark: Van wie precies?

Lisa: Van De Vries, van die offerte voor de website.

Mark: Hoe lang geleden heb je het gestuurd?

Lisa: Drie dagen.

Ik word een beetje zenuwachtig.

Mark: Dat is normaal.

Heb je al een herinnering gestuurd?

Lisa: Nee, nog niet.

Ik wil niet vervelend zijn.

Mark: Je bent niet vervelend.

Je bent professioneel.

Lisa: Wat moet ik dan schrijven?

Mark: Houd het kort en vriendelijk.

Lisa: Kan ik gewoon vragen of hij het heeft gezien?

Mark: Ja, precies.

En of er nog vragen zijn.

Lisa: Moet ik de offerte opnieuw bijvoegen?

Mark: Goed idee.

Maar niet te groot bestand.

Lisa: Oké.

Ik schrijf: “Beste meneer De Vries…” Mark: Nee, gebruik zijn volledige naam. “Beste heer De Vries.” Lisa: Ja, dat is formeler. “Beste heer De Vries, ik stuur u een vriendelijke herinnering…” Mark: Mooi.

En dan: “Heeft u de offerte al kunnen bekijken?” Lisa: “Heeft u nog vragen?” Ook toevoegen?

Mark: Ja.

En zeg dat je klaar staat voor overleg.

Lisa: “Ik sta klaar voor overleg.” Klinkt dat goed?

Mark: Perfect.

En bied een belafspraak aan.

Lisa: “Zal ik volgende week even bellen?” Mark: Beter: “Mag ik u volgende week bellen voor een korte update?” Lisa: Dat klinkt beter.

En wat met de onderwerpregel?

Mark: Gebruik “Betreft: Herinnering – Offerte website.” Lisa: En de aanhef?

Mark: “Beste heer De Vries,” met komma.

Lisa: En de afsluiting?

Mark: “Met vriendelijke groet,” en dan jouw naam.

Lisa: Moet ik mijn telefoonnummer erbij zetten?

Mark: Ja, altijd.

Handtekening is handig.

Lisa: Ik stuur het nu.

Even checken.

Mark: Wacht, lees het nog een keer.

Lisa: “Beste heer De Vries, ik stuur u een vriendelijke herinnering.

Heeft u de offerte al kunnen bekijken?

Heeft u nog vragen?

Ik sta klaar voor overleg.

Mag ik u volgende week bellen voor een korte update?

Met vriendelijke groet, Lisa.” Mark: Bijna perfect.

Voeg nog toe: “Ik hoor graag van u.” Lisa: “Ik hoor graag van u.” Goed idee.

Mark: En controleer de spelling.

Lisa: Alles lijkt goed.

Ik druk op verzenden.

Mark: Wacht nog even.

Hoeveel bijlagen?

Lisa: Alleen de offerte.

Mark: Check of het bestand niet te groot is.

Lisa: Het is 2 MB.

Dat is prima.

Mark: Oké, stuur maar.

Lisa: Het is verzonden.

Nu wachten.

Mark: Geef hem twee dagen.

Lisa: En dan?

Mark: Dan bel je.

Of stuur je nog een mail.

Lisa: Ik hoop dat hij snel reageert.

Mark: Je hebt alles goed gedaan.

Wees geduldig.

Lisa: Bedankt voor de hulp, Mark.

Mark: Geen probleem.

Succes!