De Opvolging van de Vergeten Factuur

Mark, een junior medewerker bij een klein bedrijf, heeft twee weken geleden een belangrijke factuur naar een klant gestuurd, maar heeft nog geen reactie gehad.

Zijn ervaren collega, Sanne, helpt hem met het schrijven van een professionele opvolgingsmail.

De spanning stijgt als blijkt dat de betalingstermijn bijna verstreken is.

Mark: Hé Sanne, heb je even?

Ik zit met iets.

Sanne: Ja hoor, kom erbij.

Wat is er aan de hand?

Mark: Ik heb twee weken geleden een factuur naar De Bruijn Constructies gestuurd, maar ik hoor niks terug.

Sanne: O ja, die grote opdracht voor de nieuwe loods?

Die was toch best wel prijzig?

Mark: Precies, het gaat om ruim vijfduizend euro.

En de betalingstermijn is al bijna voorbij.

Sanne: Ai, dat moet je niet laten sudderen.

Heb je al een herinnering gestuurd?

Mark: Nee, nog niet.

Ik wist niet precies hoe ik dat moest aanpakken.

Moet ik gewoon zeggen: “Hé, waar blijft mijn geld?” Sanne: Haha, nee, dat kun je beter niet doen.

Je wilt professioneel overkomen, maar ook duidelijk zijn.

Mark: Daarom vraag ik jou om hulp.

Jij hebt hier vast ervaring mee.

Sanne: Ja, ik stuur regelmatig opvolgingsmails.

Het is belangrijk dat je vriendelijk blijft, maar wel een beetje druk zet.

Mark: Hoe begin ik dan?

Gewoon met “Beste meneer De Bruijn”?

Sanne: Ja, dat kan.

Maar je kunt ook verwijzen naar jullie laatste gesprek.

Had je nog contact na het sturen van de factuur?

Mark: Nee, ik heb de factuur per e-mail gestuurd met een kort bedankje, maar verder niks.

Sanne: Oké, dan begin je met iets als: “Ik wil u graag herinneren aan de factuur van 15 maart.” Mark: En dan?

Moet ik meteen over de betaling beginnen?

Sanne: Niet te direct.

Eerst even checken of ze de factuur wel hebben ontvangen.

Soms raakt zoiets kwijt in de inbox.

Mark: Goed punt.

Dus: “Heeft u de factuur in goede orde ontvangen?” Sanne: Precies.

En dan kun je vragen of er nog vragen zijn over de specificaties.

Mark: Maar ik wil ook wel laten merken dat de betalingstermijn bijna verstreken is.

Sanne: Dat kun je op een beleefde manier zeggen.

Bijvoorbeeld: “Ik zie dat de betalingstermijn van 30 dagen bijna verloopt.” Mark: Klinkt goed.

En dan?

Moet ik een nieuwe datum voorstellen?

Sanne: Ja, dat is slim.

Je kunt zeggen: “Zou het mogelijk zijn om het bedrag voor 20 april over te maken?” Mark: En als ze niet betalen?

Wat doe ik dan?

Sanne: Dan stuur je een week later een vriendelijke herinnering.

En daarna een aanmaning, maar dat is voor later.

Mark: Oké, ik ga het proberen.

Maar ik vind het nog steeds een beetje spannend.

Sanne: Snap ik.

Maar je moet het gewoon doen.

Anders wordt het alleen maar lastiger.

Mark: Zal ik de mail even aan je laten lezen voordat ik hem verstuur?

Sanne: Ja, goed idee.

Stuur maar door, dan kijk ik er straks naar.

Mark: Bedankt, Sanne.

Je bent een held.

Sanne: Geen probleem.

En onthoud: bij opvolging gaat het om timing en toon.

Mark: Timing en toon.

Ik noteer het.

Sanne: En als je twijfelt, kun je altijd een vriendelijke “geen reactie” mail sturen.

Mark: Wat bedoel je daarmee?

Sanne: Als je na een week nog niks hoort, stuur je een kort mailtje: “Ik wilde even checken of u mijn eerdere bericht heeft gezien.” Mark: Ah, zo.

Dat klinkt niet te opdringerig.

Sanne: Nee, precies.

En het houdt de lijn open.

Mark: Oké, ik ga aan de slag.

Ik stuur je zo een concept.

Sanne: Doen.

En succes!

Mark: Dank je.

Ik laat je weten hoe het afloopt.

Sanne: Graag.

En als het niet lukt, dan kunnen we altijd samen bellen.

Mark: Goed plan.

Eerst de mail, dan zien we wel verder.

Sanne: Precies.

Stap voor stap.

Mark: Oké, ik ga ervoor.