De Juiste Toon in een Mail

Lisa, a junior marketing employee, asks her colleague Mark to review an important email she wrote to a client.

Mark notices the tone is too informal and helps her adjust it for a professional setting.

Lisa: Mark, heb je even?

Mark: Ja, natuurlijk.

Wat is er?

Lisa: Ik heb een mail geschreven.

Maar ik weet niet of de toon goed is.

Mark: Laat eens zien.

Voor wie is het?

Lisa: Voor meneer De Vries.

Van het bedrijf in Utrecht.

Mark: O, die klant is belangrijk.

Even kijken.

Lisa: Ik vind het lastig.

Te informeel of te formeel?

Mark: Hmm, hier staat: "Hoi meneer De Vries." Dat is te informeel.

Lisa: Echt?

Ik dacht: we kennen hem al.

Mark: Ja, maar bij zakelijke mailen begin je met "Geachte".

Lisa: Oké, dus "Geachte heer De Vries."?

Mark: Precies.

En dan "Ik hoop dat het goed met u gaat." Lisa: Dat klinkt beter.

Wat nog meer?

Mark: Je schrijft: "Stuur maar even de papieren." Dat is te kort.

Lisa: Hoe moet het dan?

Mark: "Zou u de documenten kunnen sturen?" Dat is beleefder.

Lisa: Ah, met "zou u" en "kunnen".

Goed idee.

Mark: En niet "stuur maar", maar "zou u kunnen sturen".

Lisa: Ik snap het.

De toon maakt veel uit.

Mark: Ja, formeel maar vriendelijk is het beste.

Lisa: Wat vind je van de afsluiting?

"Groetjes, Lisa." Mark: Nee, "Met vriendelijke groet" is beter.

Lisa: Zelfs als we hem al kennen?

Mark: Ja, in een eerste mail of belangrijke mail altijd.

Lisa: Oké, ik pas het aan.

"Met vriendelijke groet, Lisa." Mark: En je adres eronder.

Vergeet dat niet.

Lisa: Staat er al in.

Maar ik heb geen handtekening.

Mark: Maak die aan.

Met je functie en telefoonnummer.

Lisa: Goed punt.

Dat doe ik nu.

Mark: En lees de mail nog een keer voor je verstuurt.

Lisa: Ja, voor typefouten.

Dat doe ik altijd.

Mark: Mooi.

Stuur hem maar door als je klaar bent.

Lisa: Zal ik doen.

Bedankt voor de hulp!

Mark: Geen probleem.

Toon is belangrijk bij mailen.

Lisa: Ja, ik leer elke dag bij.

Mark: Zo hoort het.

Succes met versturen!

Lisa: Dank je!

Ik ga het meteen verbeteren.

Mark: Top.

Als je meer hulp nodig hebt, zeg het maar.

Lisa: Zeker.

Tot straks!

Mark: Doei!