Your landlord emails in Dutch, you freeze, and suddenly you are translating huurverhoging at midnight.
This page gives you the exact Dutch housing phrases you need to reply to a landlord or makelaar without sounding rude, vague, or like a chatbot. You will get ready-to-use sentences for viewings, applications, repairs, rent increases, and ending a contract. If you are working toward Inburgering A2 or the Staatsexamen NT2, this is also high-value practice because housing language shows up in KNM, reading, and speaking tasks.
First, the mindset. Dutch housing communication is direct but not cold. People expect short emails, clear questions, and a concrete action. You do not need perfect grammar. You need the right structure: greet, refer to the property, state your point, ask a specific question, close politely. Use u with landlords and makelaars unless they switch to je first. If they sign with their first name and write je, you can mirror that.
Dutch housing phrases for first contact and viewings
When you respond to a listing, mention the address and the listing platform. That prevents confusion when a makelaar handles twenty properties.
Applying for a viewing
- Ik reageer op de woning aan de [straatnaam] [huisnummer] in [stad].
- Ik wil graag een bezichtiging aanvragen.
- Kan ik de woning deze week bekijken? Ik ben flexibel op [dag] en [dag].
- Is de woning nog beschikbaar?
- Wat zijn de kosten voor de huurders? (servicekosten, waarborgsom, bemiddelingskosten)
During the viewing
- Mag ik een paar vragen stellen over de woning?
- Hoe hoog zijn de energiekosten per maand?
- Is er een huisarts in de buurt? (practical if you are new to the area)
- Hoe zit het met geluidsoverlast van buren of de straat?
- Wanneer kan ik de woning betrekken?
- Is de woning gemeubileerd of kaal?
After the viewing
- Bedankt voor de bezichtiging. Ik ben geïnteresseerd in de woning.
- Ik wil graag reageren op de woning. Wat zijn de vervolgstappen?
- Welke documenten heeft u van mij nodig? (inkomensverklaring, werkgeversverklaring, ID, bankafschriften)
- Kan ik een aanbod doen of is de huurprijs vast?
If you are nervous about speaking, practice these out loud. The Spreken section has similar task types, and a mock exam can help you get used to timed responses.
Email templates you can copy and adapt
Short is good. Dutch landlords and makelaars read on their phone. Keep it under 150 words unless you are listing documents.
Template 1: Apply for a viewing
Onderwerp: Bezichtiging woning [adres]
Beste [naam],
Ik reageer op de woning aan de [straatnaam] [huisnummer] in [stad]. Ik wil graag een bezichtiging aanvragen. Ik ben beschikbaar op [dag] na [tijd] en op [dag] in de ochtend.
Kunt u mij laten weten of een van deze momenten past?
Alvast bedankt.
Met vriendelijke groet,
[jouw naam]
[telefoonnummer]
Template 2: Confirm interest and send documents
Onderwerp: Reactie na bezichtiging [adres]
Beste [naam],
Bedankt voor de bezichtiging van [adres]. Ik ben geïnteresseerd en wil graag de woning huren.
Ik stuur u hierbij de gevraagde documenten: [lijst]. Kunt u mij laten weten of alles compleet is?
Ik hoor graag wat de volgende stap is.
Met vriendelijke groet,
[jouw naam]
Template 3: Ask about costs before signing
Onderwerp: Vragen over huurcontract [adres]
Beste [naam],
Voordat ik het contract onderteken, wil ik graag een paar dingen checken:
- Wat is de waarborgsom precies?
- Zijn er bemiddelingskosten? Zo ja, hoeveel?
- Wat zit er in de servicekosten?
- Mag ik het contract eerst rustig lezen?
Alvast bedankt voor de duidelijkheid.
Met vriendelijke groet,
[jouw naam]
If you need to check your own writing, run it through a simple checklist: is the address correct, is the question specific, is the tone polite, and did you include your phone number? That is 90 percent of it.
Repairs, complaints, and the phrases that get action
Dutch rental law gives you rights, but you still need to communicate clearly. Start with a friendly report, then escalate if nothing happens. Always put it in writing, even if you also call. Email creates a paper trail.
Reporting a problem
- Ik wil een probleem melden in de woning.
- Er is een lek in de badkamer. Het water druppelt uit de kraan.
- De verwarming werkt niet. Kunt u een monteur sturen?
- Er is schimmel in de slaapkamer. Ik maak mij zorgen over de gezondheid.
- De voordeur sluit niet goed. Dat is een veiligheidsrisico.
Asking for a timeline
- Wanneer kan de monteur langskomen?
- Kunt u mij een datum en tijd geven?
- Ik ben thuis op [dag] en [dag].
- Als het niet snel opgelost wordt, wil ik een officiële klacht indienen.
If the landlord ignores you
- Ik heb u op [datum] een e-mail gestuurd over dit probleem. Ik heb nog geen reactie ontvangen.
- Ik verzoek u vriendelijk om binnen [aantal] dagen te reageren.
- Anders neem ik contact op met de gemeente of het Huurteam.
- Ik wil graag een oplossing in overleg.
That last line matters. Dutch culture values overleg (consultation). You can be firm and still say you want to solve it together.
"I used to write three paragraphs apologizing before asking for a repair. My Dutch colleague said: just say what is broken, when you are home, and ask when the monteur comes. It felt rude to me, but the landlord replied in ten minutes."
Rent increases, contract changes, and saying no politely
A huurverhoging is a rent increase. You can ask for the calculation. You can also disagree, but do it in writing and on time. Deadlines matter, so check your contract and any letters from the landlord. If you are unsure, contact the gemeente or a legal advice desk (Juridisch Loket).
Asking about a rent increase
- Ik heb uw brief over de huurverhoging ontvangen.
- Kunt u uitleggen hoe dit bedrag is berekend?
- Is deze verhoging volgens het huurcontract en de wet toegestaan?
- Ik wil graag in overleg over de ingangsdatum.
Changing the contract
- Ik wil graag een addendum toevoegen aan het contract.
- Kan ik een medehuurder toevoegen?
- Ik wil de woning onderverhuren. Is dat toegestaan?
- Ik wil graag een huurverlaging aanvragen omdat de woning gebreken heeft.
Saying no without burning the bridge
- Bedankt voor het aanbod, maar ik kan hiermee niet akkoord gaan.
- Ik wil graag een andere oplossing bespreken.
- Ik kan de huurverhoging niet betalen. Kunnen we een betalingsregeling afspreken?
- Ik wil het contract graag eerst met iemand bekijken voordat ik reageer.
If you are preparing for KNM, these situations are exactly the kind of practical knowledge the exam expects: how to communicate with institutions, what your rights are, and where to get help.
Moving out: notice, inspection, and deposit
Ending a rental contract has its own vocabulary. Know these words: opzegtermijn (notice period), eindinspectie (final inspection), waarborgsom (deposit), and opleveringsrapport (handover report).
Giving notice
- Hierbij zeg ik mijn huurcontract op voor de woning aan de [adres].
- Mijn opzegtermijn is [aantal] maanden, zoals in het contract staat.
- Ik wil graag een bevestiging van de opzegging ontvangen.
- Wat is de laatste dag dat ik de huur moet betalen?
Planning the inspection
- Wanneer kunnen we de eindinspectie doen?
- Ik wil graag een opleveringsrapport maken met foto's.
- Kunnen we samen controleren of alles in orde is?
- Ik heb de sleutels op [datum] ingeleverd. Kunt u dat bevestigen?
Getting your deposit back
- Wanneer kan ik de waarborgsom terugverwachten?
- Zijn er kosten ingehouden? Zo ja, waarvoor precies?
- Ik heb foto's van de woning bij vertrek. Ik kan ze sturen als dat nodig is.
- Ik verzoek u vriendelijk om de waarborgsom binnen [aantal] weken terug te betalen.
Take photos on the day you move out. Date them. Email them to yourself. This is not paranoia, it is standard practice and it protects you if there is a disagreement.
Practice plan: build your housing Dutch in two weeks
You do not need to memorize every sentence. You need a small set you can adapt fast.
- Day 1: Write your standard greeting and closing. Save it in your notes app.
- Day 2: Practice five viewing questions out loud.
- Day 3: Write a repair email using Template 2 as a base.
- Day 4: Learn ten housing words: huur, huurder, verhuurder, waarborgsom, servicekosten, opzegtermijn, gebrek, monteur, inspectie, contract.
- Day 5: Roleplay a phone call with a makelaar. Record yourself.
- Day 6: Read a real listing on Funda and translate the key terms.
- Day 7: Rest. Then repeat with a new scenario: rent increase, deposit, or moving out.
If you want structured feedback, the A2 track and mock exams at Dutch Fluency are built around these everyday situations. For general courses, see dutchfluency.com.
Quick checklist before you hit send
- Did you include the full address and the word woning or appartement?
- Is your main question in the first three lines?
- Did you use u consistently?
- Did you include a concrete date or time option?
- Did you attach the documents they asked for?
- Did you add your phone number and email?
- Did you save a copy for your own records?
- If it is urgent, did you say so clearly without panic?
One more thing: check your DigiD and Mijn Inburgering if you are also dealing with official letters. Housing and integration paperwork often arrive in the same week, and both use similar formal Dutch. The more you read real emails and letters, the faster this vocabulary sticks.
FAQ
How do I politely ask a landlord for a repair in Dutch?
Start with Ik wil een probleem melden, describe the issue in one sentence, and ask when a monteur can come. Add when you are home. Keep it short and specific.
What does waarborgsom mean and how do I ask about it?
It is the deposit. Ask: Wat is de waarborgsom precies en wanneer krijg ik die terug? Always get the answer in writing.
Can I reply to a makelaar in English?
You can, but Dutch is better for rentals because contracts and emails are in Dutch. Use simple Dutch and ask Kunt u dat in het Engels uitleggen? if something is unclear.
How do I say no to a rent increase in Dutch?
Use Ik kan hiermee niet akkoord gaan and ask for the calculation. Then say you want to discuss it: Ik wil graag in overleg. Check your contract and contact Juridisch Loket if needed.
What is the Dutch word for notice period?
Opzegtermijn. When ending a contract, write: Hierbij zeg ik mijn huurcontract op and ask for a written confirmation.
Where can I practice housing Dutch for the inburgering exam?
Practice with real listings, write emails, and use speaking prompts. The Spreken and KNM materials cover these themes. Always check DUO, Mijn Inburgering, and CvTE for official exam details, dates, and rules.
